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Schätzungen realistischer vornehmen

Onolfo Consulting
Herausgegeben von in Projektmanagement ·
Tags: SchätzungenPrognoseMethoden
 
Fangen wir doch mal mit ein paar unrühmlichen Beispielen an:
 
-        Kölner Nord-Süd-Stadtbahn, geplant 550 Mio. €, aktuell liegen die Ausgaben bei 1,1 Mrd. €
-        Elbphilharmonie in Hamburg, Bausumme geplant 77 Mio. Euro, finale Baukosten 866 Mio. €
-        Flughafen Berlin (BER), ursprünglich waren 2,5 Mrd. € geplant, nun liegen die Schätzungen bei 6,6 Mrd. €

Aber auch im Ausland klaffen zwischen Schätzung und Realität riesige Lücken, z. B. die Öresundbrücke oder in Sydney das Opera House.

Seien wir ehrlich, selten liegen Soll und Ist am Ende beieinander. Oft geht etwas schief oder Bestandteile sind vergessen worden, was wiederum Auswirkungen auf Kosten und Zeit haben wird. Interessanterweise werden am Ende eines Projekts oft Lessons Learned/Retro Veranstaltungen durchgeführt und dort ist klar, woran u.a. die Abweichungen gelegen haben. Mit bestem Willen wird dies dokumentiert um daraus zu lernen. Beim nächsten Projekt ist aber alles wieder vergessen.
 
 
Es ist klar, dass die Folgen ungenauer Prognosen eklatant sein können.
 
Schätzen wir die Aufwände viel zu hoch, nimmt sich das Projekt auch diesen Puffer, obwohl es gar nicht nötig wäre. Wenn unser Projekt hochgenug priorisiert ist, dann nehmen wir mit den zu hohen Schätzungen unberechtigterweise anderen Projekten Ressourcen weg.
 
Schätzen wir die Aufwände viel zu niedrig, sind Change Requests notwendig, die viel Energie und Zeit kosten. Für mich ein absolutes No-Go sind bewusst zu geringe Schätzungen „um grünes Licht“ zu erhalten!
 
Mit zu niedrigen Schätzungen werden auch Fähigkeiten hinterfragt, „Warum brauchen die länger als geplant? Können die das nicht?“ In vielen Fällen versucht man dennoch den Zeitrahmen zu halten und kauft sich teure externe Projektunterstützung ein.
 
 
Dies sind nur wenige Beispiele, die Message ist klar. Schätzungen sollten realistisch sein. Aber wie?
 
 
Eine Reihe von Methoden sind vorhanden, hier gilt es die (möglichst) richtige auszuwählen.
 

Die Delphi-Methode macht bei klassischen Projekten Sinn, wenn ausreichend Experten in der Organisation vorhanden sind und die Ziele sowie Arbeitspakete vollständig beschrieben wurden, um die Fehlerquote möglichst gering zu halten. Die Anonymität in dem Schätz-Workshop verhindert eine mögliche Beeinflussung.
Natürlich gibt es auch Grenzen und Risiken bei dieser Methode. Der Arbeitsaufwand für einen solchen Schätz-Workshop ist verhältnismäßig hoch. Die Qualität der Schätzung hängt sehr stark von der Qualität der Experten ab.

Für die Bottom-up/Top-down-Methode ist ein Projektstrukturplan notwendig. Dadurch ist eine vollständige Schätzung sichergestellt. Ist ein Projekt weder klassisch noch 100 % agil aufgestellt, ist die Methode auch anwendbar, beispielsweise kann die Top-down-Variante für den agilen Teil verwendet werden und die Bottom-up-Variante für den klassischen Part.

Diese Methode ist nicht eigenständig anwendbar, sie muss mit geeigneten Schätzmethoden ergänzt werden. Der Bottom-Up Ansatz ist zeitaufwendig. Weiterer Nachteil ist die Fehleranfälligkeit bei der Verteilung von Budget auf die Planungseinheiten.
 
Spannend ist das Planning Poker bei agilen Projekten. Neben der laufenden (Neu-)Bewertung offener, neuer Aufgabenpaketen, fördert diese Methode die Identifikation und Verbindlichkeit der Aufgabe mit den Mitarbeitern. Der Aufwand für das Planning Poker relativ gering und die Ergebnisse sind vielschichtig.
Die Ergebnisse sind in Story Points bewertet, d.h. diese Points müssen in absolute Zahlen konvertiert werden. Haben die Mitarbeiter keine Erfahrung und/oder fehlenden Background, dann ist die Schätzung spekulativ. Die Workshop-Teilnehmergröße sollte zwischen 5 und 11 liegen.
 
Natürlich gibt es noch weitere Methoden, wie z. B. die Drei-Punkt-Schätzung, das Team Estimation Game.


Fazit:
Die zum Projekt passende Methode sollte ausgewählt und gut vorbereitet werden. Dies geschieht unter der Prämisse des Teilnehmerkreises, Größe des Projektes, aber auch der Projektart (klassisch/agil). Grundsätzlich sind Ergebnisse der Lessons Learned / Retros hinzuziehen.


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Man soll die Dinge nehmen, wie sie kommen. Aber man sollte dafür sorgen, daß die Dinge so kommen, wie man sie nehmen möchte.
Angelo Onolfo
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